Der Arbeitsalltag eines Bürokaufmanns oder einer Bürokauffrau ist sehr vielseitig. Das exakte Tätigkeitsfeld ist davon abhängig, in welchen Abteilungen er oder sie eingesetzt wird.
Grundsätzlich fallen jedoch verwaltenden Aufgaben an. Um diese zu erledigen, ist ein gekonnter Umgang mit verschiedenen Programmen und Materialien nötig. Welche das sind und worauf dabei zu achten ist, zeigt dieser Artikel.
Materialien für eine systematische Büroorganisation
Tacker, Locher und ein Stempel – diese Materialien bringt wohl jeder mit dem Berufsbild des Bürokaufmanns in Verbindung. Es gehört jedoch deutlich mehr dazu, als nur Papiere zusammenzuheften und abzulegen.
Gerade in der Verwaltung ist es wichtig, dass ein gewisses Verständnis für chronologische und systematische Ordnung vorhanden ist. Bürokaufleute sind mitunter dafür zuständig, Personalakten zu erstellen, Unterlagen korrekt zu archivieren und richtig einzuordnen. Sie müssen gewährleisten, dass diese vollständig und problemlos wiederzufinden sind.
Zum Dokumentieren greifen Unternehmen häufig auf haptische Akten oder Computersysteme zurück. Ersteres wird häufig in großen und systematisch angelegten Archiven untergebracht. Der Bürokaufmann ist dafür zuständig, dass alle Dokumente vorhanden und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ordnungsgemäß entsorgt werden.
Der Umgang mit technischen Systemen und Geräten
Ob es sich um das Archivieren, die Kundenerfassung oder das Schreiben von Rechnungen handelt, Bürokaufleute sind überwiegend am Computer tätig. Sie arbeiten mit bekannten Systemen wie Microsoft Word, Excel, SAP oder auch hausinternen Programmen.
Eine der wichtigsten Voraussetzung ist daher ein gewisses Grundverständnis für technische Geräte. Dazu gehören neben dem Rechner und dessen Betriebssystem auch der Drucker oder Scanner.
Ein Bürokaufmann ist verantwortlich dafür, einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten und diesen zu organisieren. Dazu gehört auch die Wartung der Geräte, wie das Auswechseln der Tintenpatronen und die Reinigung.
Möglichkeiten des Kundenkontakts
In vielen Unternehmen ist es zudem üblich, dass Bürokaufleute mit Kunden im Kontakt stehen. Sie vereinbaren Termine, fungieren als Ansprechpartner oder unterstützen den Vertrieb. Der Kundenkontakt kann auf verschiedenen Ebenen stattfinden: persönlich, telefonisch oder schriftlich.
Letzteres setzt vor allem eine einwandfreie Rechtschreibung voraus. Das Verfassen von Anschreiben kann sowohl per E-Mail, wie auch auf dem Postweg erfolgen. Dafür müssen Bürokaufleute besonders fit mit Programmen wie Word oder Outlook sein. Wer telefonisch mit Kunden Kontakt aufnimmt, sollte auf einen freundlichen und authentischen Umgang achten.
Damit die Möglichkeit besteht, Anrufe an Kollegen weiterzuleiten oder mit ihnen Absprachen zu treffen, sollte der Bürokaufmann sich gut mit der Telefonanlage auskennen. Die Weiterleiten- und Haltefunktion kann in manchen Situationen sehr nützlich sein. Auch das Abhören des Anrufbeantworters fällt häufig in den Tätigkeitsbereich.
Aufbereiten und Protokollieren von Sitzungen
Wenn ein wichtiges Meeting ansteht, helfen Bürokaufleute bei der Aufbereitung der Unterlagen. Dafür erstellen sie mit PowerPoint Präsentationen, fertigen Unterlagen an oder beschriften die Flipcharts.
Während des Gesprächs sind sie dann für die Protokollierung zuständig. Dies kann entweder schriftlich oder elektronisch erfolgen. Gerade zu Beginn der Ausbildung zum Bürokaufmann oder Bürokaufmann kann es schwierig sein, aufmerksam zuzuhören und parallel dazu Protokoll zu führen.
Vor allem bei der elektronischen Protokollierung ist es sehr nützlich, das Zehnfingersystem zu beherrschen. Wie das funktioniert, wird hier erklärt.
