Das Zeitmanagement steigert die Produktivität

Der Büroalltag konfrontiert angestellte Bürokaufleute und Selbstständige mit zahlreichen Aufgabenstellungen. In der Flut der Anforderungen verlieren nicht wenige den Überblick, was zu einer Überforderung sorgt. Viele Menschen sind dadurch so gestresst, dass sich das merklich auf ihr Wohlbefinden und ihre Leistungsfähigkeit auswirkt. Das Zeitmanagement hilft dabei, alle Aufgaben im Blick zu behalten und sie pünktlich zu erledigen. Dadurch haben die Betroffenen weniger das Gefühl, dass sie dem Zeitplan ständig hinterherhinken. Das führt automatisch zu mehr Gelassenheit und zugleich zu einer erhöhten Produktion.

Verschiedene Zeitmanagement-Methoden im Überblick

Auf welche Weise die verfügbare Arbeitszeit eingeteilt wird, können Betroffene selbst entscheiden. Manche schreiben einfach To-do-Listen. Es gibt aber auch richtig ausgefeilte Methoden, die im stressigen Arbeitsalltag eine echte Hilfe sein können. Manche davon machen es einfacher, die Zeit besser einzuteilen. Bei anderen geht es um die Priorisierung. Durch das Identifizieren der wichtigsten Aufgaben wird weniger Zeit für nicht so dringende Dinge verschwendet.

• Pomodoro-Technik: Hierbei werden Arbeitsintervalle in Zeitabschnitte von 25 Minuten eingeteilt. Während dieser Zeit soll eine Aufgabe hochfokussiert erledigt werden. Anschließend folgt eine Pause. Dann geht das Ganze wieder von vorn los.
• ABC-Methode: Sie dient der Priorisierung von Aufgaben. A steht für besonders wichtig. B ist schon weniger wichtig und C kann auch noch warten, bis wieder mehr Luft im Terminkalender ist.
• Eat-the-frog-Methode: Viele Aufgaben werden den ganzen Tag aufgeschoben, weil sie besonders unangenehm sind. Sie sollten stattdessen morgens direkt als Erstes erledigt werden. Da ist die Kraft noch am größten. Außerdem sorgt das für ein Gefühl des Erfolges, das sehr motivierend für den restlichen Arbeitstag sein kann.
• Eisenhower-Matrix: Auch hier geht es um die Priorisierung. Die Aufgaben werden in vier verschiedenen Kategorien zugeteilt. Die erste ist „wichtig und dringend“, die zweite ist „wichtig, aber nicht dringend“, die dritte ist „dringend, aber nicht wichtig“ und die vierte ist „weder wichtig noch dringend.“

Digitale Tools können das Zeitmanagement vereinfachen

Die Digitalisierung leistet ihren Beitrag für ein besseres Zeitmanagement. Viele Aufgaben gehen dank moderner Tools wie zum Beispiel einer digitalen Buchhaltungssoftware oder Projektplanungsprogrammen deutlich schneller von der Hand. Die folgenden drei Tools sind beispielhaft dafür:

• Pomodoro-Timer-App: Diese App wurde speziell zur Anwendung der Pomodoro-Technik entwickelt.Damit lassen sich Aufgabenlisten erstellen und ein Arbeits- und Pausenzyklus mithilfe eines Timers etablieren.
• Microsoft-To-Do: Dieses Tool ist genau das Richtige für alle, die mit Microsoft 365 arbeiten.Damit lassen sich Aufgaben planen, die nicht nur alleine, sondern auch im Team bewältigt werden können.
• Google Kalender: Diese App eignet sich hervorragend, um den Überblick über Termine und Aufgaben zu behalten. Der Kalender erinnert einen rechtzeitig, sodass nichts vergessen wird. So lässt sich morgens schon auf einen Blick sehen, was ansteht. Jetzt kann noch einmal evaluiert werden, ob wirklich alle Aufgaben so wichtig sind, dass sie heute erledigt werden müssen.

Warum ist Zeitmanagement für die Unternehmensführung essenziell?

Jeder kann im beruflichen Umfeld von einem guten Zeitmanagement profitieren. Die Unternehmensführung trägt aber eine besondere Verantwortung. Wenn sie produktiv arbeitet, setzt sie die Weichen für den monetären Erfolg. Wichtige wirtschaftliche Aufgaben wie die Bilanzanalyse sollten nicht aufgeschoben werden, da sie eine Grundvoraussetzung für vorausschauendes und realistisches Planen sind. Sie sollten also genau wie alle anderen Angestellten im Betrieb auf eine Priorisierung ihrer Aufgaben achten. Dabei geht es nicht alleine darum, zu entscheiden, welche davon am wichtigsten sind. Ebenso muss erarbeitet werden, welche Aufgaben sich delegieren lassen. Auch um weiterhin beruflich erfolgreich zu sein und die Belastung möglichst gering zu halten, sollte sich die Unternehmensführung um ein funktionierendes Zeitmanagement bemühen.

Ablenkungen eliminieren und fokussiert arbeiten

Um im Arbeitsalltag motiviert und konzentriert zu bleiben, reicht es oft nicht aus, die oben genannten Methoden und Tools zu verwenden. Es geht auch darum, Ablenkungen zu minimieren. Das funktioniert unter anderem durch das Weglegen des Smartphones, durch das Schließen aller nicht benötigten Browserfenster und des E-Mail-Programms. Stattdessen können feste Zeiten eingeplant werden, in denen die E-Mails kontrolliert und beantwortet werden. Das verhindert ein plötzliches Herausreißen aus der aktuellen Aufgabe.

Fazit: Organisation und Priorisierung verbessern das Zeitmanagement

Praktische Tools und Methoden helfen dabei, Termine und Aufgaben aufzulisten, sodass mehr Klarheit darüber besteht, was erledigt werden muss. Noch viel wichtiger ist es, die Aufgaben zu priorisieren, sodass keine Zeit mit Nebenschauplätzen vergeudet wird. Der Unternehmensführung kommt hier eine spezielle Bedeutung zu, da ihr Umgang mit anstehenden Aufgaben Auswirkungen auf den gesamten Betrieb haben kann.