Der Beruf Bürokaufmann/Bürokauffrau zählt seit 1991 zu den staatlich anerkannten Ausbildungsberufen. Bürokaufleute gibt es in allen Branchen und Wirtschaftsbereichen. Sie arbeiten im Handel, Handwerk und in Dienstleistungsbetrieben, in der Industrie, bei Behörden und Verbänden. Dort erledigen Sie zahlreiche verschiedene und abwechslungsreiche Tätigkeiten.
Tätigkeiten und Einsatzfelder
Die umfangreichen Einsatzmöglichkeiten von einem ausgebildeten Bürokaufmann/einer Bürokauffrau erstrecken sich nahezu auf alle Abteilungen eines Unternehmens. In den unterschiedlichen Bereichen verrichtet er/sie mit Hilfe moderner Bürotechnik vorwiegend kaufmännische Verwaltungsarbeiten und organisatorische Tätigkeiten.
Der Bürokaufmann/die Bürokauffrau ist verantwortlich für das Funktionieren der Informations- und Kommunikationsflüsse innerhalb und außerhalb des Betriebes. Er/sie kann im Team arbeiten aber ebenso verantwortungsvolle Leitungspositionen einnehmen.
Betriebliches Rechnungswesen, Auftragsannahme und Auftragsvergabe, Einkauf und Vertrieb, Personalverwaltung, Lagerhaltung, Controlling, Haus- und Grundstücksverwaltung sowie die allgemeine Büroorganisation sind ohne den Bürokaufmann/die Bürokauffrau nicht denkbar.
Im Folgenden werden die Tätigkeiten des Bürokaufmanns/der Bürokauffrau in einigen wichtigen Einsatzfeldern dargestellt.
Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung
Zu den Aufgaben von einem Bürokaufmann/einer Bürokauffrau gehört die Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben. Er/Sie ist zuständig für das Vereinbaren und Überwachen von Terminen, organisiert Büroarbeiten, übernimmt Sekretariatsaufgaben und fertigt Sitzungsprotokolle an.
Der Bürokaufmann/die Bürokauffrau sichtet die Post und erstellt Organisations- und Dienstpläne. Er/Sie erledigt den verwaltungstechnischen Schriftverkehr und wickelt den Schriftverkehr zu Kunden, Auftraggebern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Behörden ab.
Bürokaufleute sind zuständig für das Einholen und Aufbereiten von verschiedensten Informationen und Daten und sie fertigen Berichte, Statistiken und Schriftsätze an. Sie klären Steuer- und Versicherungsfragen und erstellen Unterlagen für das Firmenmanagement.
Betriebliches Rechnungswesen
Die Arbeitsaufgaben im betrieblichen Rechnungswesen sind ebenso vielfältig. Rechnungen werden erstellt, Zahlungseingänge überwacht und gegebenenfalls Mahnverfahren eingeleitet.
Eingehende Rechnungen sind zu prüfen und Zahlungsausgänge zu kontrollieren. Sowohl eingehende wie auch ausgehende Rechnungen werden kontiert und gebucht. Es werden Zwischenbilanzen angefertigt und Statistiken erstellt. Die Buchhaltung eines Betriebes arbeitet eng mit dem Controlling zusammen.
Controlling
Unter Controlling versteht man ein bereichsübergreifendes Berichtswesen. Relevante Daten des Unternehmens werden aufbereitet, ausgewertet und analysiert. Das Controlling erfasst Bestands- und Verkaufszahlen, erstellt Kosten- und Leistungsrechnungen und wertet Statistiken aus.
Anhand laufender Berichtsergebnisse wird die Wirtschaftlichkeit des Betriebes überwacht. Die Analysen des Controlling unterstützen das Management und die Geschäftsführung bei der Vorbereitung von Entscheidungen.
Auftragsannahme / Verkauf / Vertrieb
Der Bürokaufmann/die Bürokauffrau repräsentiert das Unternehmen nach außen gegenüber Kunden und Auftraggebern. In vielen Betrieben ist er/sie der erste Ansprechpartner. Er/sie ist für die qualifizierte Beratung und Betreuung von Bestandskunden zuständig und aquiriert Neukunden.
Von ihm/ihr werden Angebote unterbreitet, Aufträge angenommen und bearbeitet und Marketing- oder Werbemaßnahmen organisiert und überwacht.
Auftragsvergabe
Auch im Bereich der Auftragsvergabe führen Bürokaufleute vielseitige Tätigkeiten aus. Sie holen Angebote ein und vergeben Aufträge. Die ordnungsgemäße Ausführung erteilter Aufträge wird von ihnen überwacht. Sie prüfen eingehende Rechnungen auf ihre sachliche Richtigkeit.
Lagerwirtschaft
Für eine effektive Lagerhaltung ist die Kontrolle der Lagerbestände unverzichtbar. Der Bürokaufmann/die Bürokauffrau prüft Warenein- und Warenausgänge und erstellt gegebenenfalls Reklamationen und Mängelrügen. Er/sie überwacht die Lagerung, Lagerkosten und Liefertermine. Von ihm/ihr werden Bestände erfasst und Statistiken erstellt.
Personalverwaltung
In der Personalverwaltung ist der Bürokaufmann/die Bürokauffrau verantwortlich für die Bearbeitung von Anfragen und Bewerbungen. Arbeitsverträge sind auszustellen und Personalakten zu führen. Mit seiner/ihrer Mitwirkung wird der Personaleinsatz geplant und der Personalbedarf ermittelt.
Er/sie ist zuständig für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Abstimmung mit Sozialversicherungsträgern. Von ihm/ihr werden Arbeits- und Verdienstbescheinigungen ausgestellt und Arbeits-, Urlaubs-, Krankheits- und Fehlzeiten erfasst und überwacht.
Kompetenzen
Der Bürokaufmann/die Bürokauffrau benötigt zur Ausübung des Berufes persönliche, soziale, fachliche und organisatorische Kompetenzen. Dabei sind einige Voraussetzungen schon erforderlich, um diesen Beruf erlernen zu können, andere Kompetenzen werden während der Ausbildung erworben und im späteren Berufsleben gefestigt und ausgebaut.
Bei den Tätigkeiten des Bürokaufmanns/der Bürokauffrau handelt es sich um körperlich leichte Arbeiten, die zumeist im Sitzen in geschlossenen und temperierten Räumen ausgeübt werden. Deshalb sind nur geringe körperliche Voraussetzungen für diesen Beruf erforderlich. Die Wirbelsäule sollte gesund und den Belastungen durch die vorwiegend sitzenden Tätigkeiten gewachsen sein.
Die Arbeit am PC erfordert die Funktionstüchtigkeit beider Arme und Hände ebenso wie normales Sehvermögen, das auch mit einer Sehhilfe hergestellt werden kann. Gleiches gilt für das Hörvermögen, da der Bürokaufmann/die Bürokauffrau häufig mit Kunden, Auftraggebern und Mitarbeitern direkt oder am Telefon kommuniziert.
Bei körperlichen Einschränkungen ist vor der Ausbildung mit einem Arzt abzuklären, in welchem Umfang der Beruf später ausgeübt werden kann und abzuwägen, ob dann genügend Einsatzmöglichkeiten gegeben sind.
Das Gesetz schreibt für die Ausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau keine bestimmte Schulbildung vor. Die auszuführenden Tätigkeiten setzen jedoch mindestens ein durchschnittliches intellektuelles Leistungsvermögen voraus. Deshalb ist das Vorhandensein eines mittleren Bildungsabschlusses von Vorteil.
Für Verhandlungen mit Lieferanten und die Beratung von Kunden ist ein gutes mündliches Ausdrucksvermögen ebenso erforderlich, wie gutes schriftliches Ausdrucksvermögen für das Verfassen von Briefen, Präsentationen, Notizen und Berichten. Die sprachliche Kompetenz schließt das Beherrschen von Rechtschreibung und Grammatik der deutschen Sprache ein.
Der Bürokaufmann/die Bürokauffrau benötigt ein gutes Zahlenverständnis, die Fähigkeit kaufmännisch zu Denken und Abstraktionsvermögen. Er/sie hat mindestens durchschnittliche Mathematikkenntnisse und beherrscht sicher die Grundrechenarten sowie die Prozent-, Bruch-, Dreisatz- und Dezimalrechnung.
Bürokaufleute müssen auch unter Zeitdruck planvoll, systematisch, genau und sorgfältig arbeiten können. Sie sind planungs- und organisationsstark, flexibel und in der Lage, mehre Arbeiten parallel auszuführen. Geschickt im Umgang mit Menschen können sie auch „schwierige“ Kunden beraten oder mit Lieferanten verhandeln.
Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke, Ordnungssinn, Flexibilität und Konfliktfähigkeit sind weitere wichtige Voraussetzungen für die Ausübung dieses Berufes. Der Bürokaufmann/die Bürokauffrau kann eigenverantwortlich denken und handeln und selbstständig arbeiten. Er/sie ist teamfähig bei der Arbeit mit Kollegen und kontaktsicher und durchsetzungsstark bei Verhandlungen mit Geschäftspartnern.
Der Ausbildung förderlich sind Fremdsprachenkenntnisse und bereits vorhandene Kenntnisse im Umgang mit Datenverarbeitungsgeräten (PC, Fax etc.). Ein gutes Sprachverständnis ist hilfreich beim Verstehen ungenauer Äußerungen (beispielsweise Kundenwünsche). Gute Umgangsformen und ein gepflegte Äußeres ist als Selbstverständlichkeit vorauszusetzen.
Während der Lehrzeit erwirbt sich der/die Auszubildende vor allem die fachlichen Kompetenzen für die spätere Tätigkeit als Bürokaufmann/Bürokauffrau.
Ausbildung / Ablauf der Ausbildung
Die Ausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau erfolgt als duale Berufsausbildung über einen Zeitraum von drei Jahren. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Verkürzung der Ausbildungszeit möglich.
Beim theoretischen Unterricht in der Berufsschule werden die grundlegenden Kenntnisse aller für den Beruf wichtigen Bereiche erlernt. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungswesen, Informationsverarbeitung, allgemeine Wirtschaftslehre und spezielle Wirtschaftslehre.
Der Unterricht in den Fachklassen findet meistens ein- bis zweimal in der Woche oder als Blockunterricht statt. Die praktische Ausbildung erfolgt in den kaufmännischen Abteilungen des Ausbildungsbetriebes während der üblichen Arbeitszeiten.
Nach Abschluss eines Ausbildungsvertrages wird vom Ausbildungsbetrieb auf der Grundlage der Ausbildungsordnung ein Ausbildungsplan erstellt. Der Ausbildungsplan ist auf die speziellen Gegebenheiten des Betriebes abgestimmt und enthält sachlich und zeitlich gegliedert die zu vermittelnden Kenntnisse und Fertigkeiten.
Im Ausbildungsplan aufgeführt werden auch Werkzeuge, Maschinen und betrieblichen Arbeitsplätze, an denen die Ausbildung erfolgt. Die Zeitabschnitte für Schule, Lehrgänge, betriebliche Ausbildung und Probezeit sind ebenfalls Inhalt des Ausbildungsplans.
Für die Betreuung der Auszubildenden wird ein Ausbilder benannt, der sie während der gesamten Lehrzeit betreut. Er ist auch der direkte betriebliche Ansprechpartner für Schule und Handwerks- bzw. Industrie- und Handelskammer.
In den einzelnen Bereichen und Abteilungen des Betriebes leiten erfahrene Kollegen und Fachkräfte die angehenden Bürokaufleute an und führen sie schrittweise an ihre Aufgaben heran. Vom Ausbilder wird der Ausbildungsprozess ständig überwacht. Die Auszubildenden führen einen Ausbildungsnachweis in Form eines Berichtshefts.
Ausbildungsablauf
Gegenstand der betrieblichen Berufsausbildung im ersten und zweiten Ausbildungsjahr ist die Erlangung der grundlegenden praktischen Kenntnisse und Fertigkeiten des Bürokaufmanns/der Bürokauffrau.
Die Auszubildenden lernen ihren Betrieb und seine Stellung in der Wirtschaft kennen. Sie erlangen Kenntnisse auf den Gebieten rationelle Energieverwendung, Arbeitsschutz und Umweltschutz. Im Ausbildungsbetrieb werden die angehenden Bürokaufleute über die Leistungserstellung und Leistungsverwertung des Unternehmens unterrichtet.
Sie lernen die Betriebsorganisation und funktionelle Zusammenhänge kennen. Arbeitsplatzorganisation und Bürowirtschaft wird von ihnen in der Praxis geübt und umgesetzt. An den bürotechnischen Einrichtungen werden Kenntnisse in Textverarbeitungen, Bürokommunikationstechniken und kaufmännischen Anwendungen der Datenverarbeitung erworben.
Die Auszubildenden arbeiten im betrieblichen Rechnungswesen, im Personalwesen, in der Auftrags- und Rechnungsbearbeitung und in der Lagerhaltung. Sie werden in diesen Bereichen in alle kaufmännischen Tätigkeiten eingeführt und lernen Arbeitsaufträge selbstständig und termingerecht auszuführen.
Begleitend zur betrieblichen Ausbildung erfolgt während der gesamten Ausbildungszeit der Unterricht in der Berufsschule in Form von Teilzeit- oder Blockunterricht. Im ersten und zweiten Ausbildungsjahr steht das Erlernen theoretischer Kenntnisse über die Grundlagen des Wirtschaftens, betriebliche Leistungsprozesse, Rechtsgrundlagen der Wirtschaftsprozesse, Absatzwirtschaft und Beschaffungswesen, Zahlungsverkehr, Zahlungsterminüberwachung und Unternehmensrechtsformen auf dem Lehrplan.
Vor Ende des zweiten Ausbildungsjahres erfolgt eine Zwischenprüfung. Die Prüfung ist in den Fächern „Bürowirtschaft“, „Rechnungswesen“,“ Wirtschafts- und Sozialkunde“ abzulegen.
Das dritte Ausbildungsjahr dient in der betrieblichen Ausbildung der Vertiefung der im ersten und zweiten Ausbildungsjahr erworbenen Kenntnisse und Fertigkeiten. In der Berufsschule sind Finanzierung und Investition, Grundzüge der Wirtschaftspolitik, Wirtschaftsordnung sowie Steuer- und Versicherungswesen die Themen der theoretischen Ausbildung des dritten Ausbildungsjahres.
Nach dem dritten Ausbildungsjahr wird die Abschlussprüfung abgelegt, die aus einem schriftlichen und einem praktischen Prüfungsteil besteht. Für die schriftliche Prüfung ist in den Prüfungsfächern „Bürowirtschaft“, „Rechnungswesen“ und „Wirtschafts- und Sozialkunde“ je eine schriftliche Arbeit anzufertigen.
Die praktische Prüfung beinhaltet die Bearbeitung von praxisbezogenen Aufgaben mit anschließendem Prüfungsgespräch. Im Prüfungsfach „Auftragsbearbeitung und Büroorganisation“ ist mit Arbeits- und Organisationsmitteln eine Aufgabe zu bearbeiten.
Für das Prüfungsfach „Informationsverarbeitung“ sind drei Aufgaben aus den Bereichen Bürowirtschaft, Statistik und Personalwesen zu bearbeiten. Eine zusätzliche mündliche Prüfung kann durchgeführt werden, wenn das Prüfungsergebnis nicht eindeutig ist.
Werden die Leistungen der schriftlichen und der praktischen Prüfungen mindestens mit „ausreichend“ bewertet, ist die Prüfung bestanden. Wurde die Prüfung nicht bestanden, ist eine Wiederholung zweimal möglich.
Alternativ kann die Ausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau auch ohne Ausbildungsvertrag mit einem Betrieb ausschließlich an einer Schule erfolgen. Dabei werden die theoretischen Grundlagen ebenfalls im Unterricht erworben.
Die praktische Ausbildung erhält der/die Auszubildende dann bei Projektarbeiten. Direkt an der Schule oder bei Praktika wird der/die Auszubildende an betriebliche Arbeiten herangeführt und angeleitet. In der Folge werden von ihm/ihr praxisnahe Arbeitsaufträge im Team und auch selbstständig bearbeitet.
Rechtliche Grundlagen
Voraussetzung für die Ausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau ist der schriftliche Abschluss eines Ausbildungsvertrages zwischen Ausbildenden und Auszubildenden. Ist der/die Auszubildende noch nicht volljährig, ist zusätzlich die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten erforderlich.
Damit Auszubildende später zur Abschlussprüfung zugelassen werden können, muss der Ausbildungsvertrag der zuständigen Kammer gemeldet und von dieser in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse aufgenommen werden. Die zuständige Kammer, die gleichzeitig prüfende Stelle ist, ist die jeweils zuständige Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer.
Gesetzliche Grundlagen für die Berufsausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau sind in Deutschland das Berufsbildungsgesetz (BBiG), die Handwerksordnung (HoW) und die Ausbildungsordnung. Im BBiG ist geregelt, welche Angaben ein Berufsausbildungsvertrag enthalten muss und welche Rechte und Pflichten dem Ausbildenden und dem Auszubildenden aus diesem Vertrag entstehen.
Die Ausbildungsordnung für den Beruf Bürokaufmann/Bürokauffrau ist immer Bestandteil des Ausbildungsvertrages. Sie enthält Ausbildungsdauer, Berufsbild, Ausbildungsinhalte und Prüfungsanforderungen. Der Ausbildungsrahmenplan regelt als Anlage der Ausbildungsordnung die betrieblichen Ausbildungsinhalte in einer groben zeitlichen Gliederung. Der Ausbildungsrahmenplan dient als Grundlage des vom Ausbildenden zu erstellenden Ausbildungsplanes.
Basis des Berufsschulunterrichts ist ein Rahmenlehrplan, der von den Sachverständigen der Länder erarbeitet wurde.
Probezeit
Im BBiG ist festgelegt, dass jedes Ausbildungsverhältnis mit einer Probezeit beginnt. Diese beträgt mindestens einen Monat und längstens vier Monate. Während der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis vom Ausbildenden und vom Auszubildenden ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist und ohne Angabe von Gründen schriftlich gekündigt werden.
Nach der Probezeit kann der Ausbildende nur noch außerordentlich (fristlos) aus wichtigen Gründen kündigen. Der Auszubildende kann auch nach der Probezeit noch mit einer Frist von vier Wochen kündigen.
Verkürzung/Verlängerung der Ausbildungszeit
Die Ausbildungszeit kann verkürzt werden, wenn nach einem gemeinsamen Antrag des Ausbildenden und des Auszubildenden davon ausgegangen werden kann, dass das Ausbildungsziel vorzeitig erreicht wird. Anrechnungszeiten von Bildungsgängen oder Berufsausbildungen können auf gemeinsamen Antrag von den Landesregierungen entschieden werden.
In Ausnahmefällen kann die Kammer eine Verlängerung des Ausbildungsverhältnisses gestatten, wenn nur dadurch das Ausbildungsziel erreicht werden kann.
Zulassung zur Abschlussprüfung
Um die Zulassung zur Prüfung zu erhalten müssen vom Auszubildenden die vorgeschriebenen Zwischenprüfungen abgelegt worden sein und seine schriftlichen Ausbildungsnachweise vollständig vorliegen.
Ebenfalls zur Abschlussprüfung zugelassen werden Auszubildende, die die Ausbildung an einer berufsbildenden Schule oder sonstigen Berufsbildungseinrichtung absolviert haben, wenn der Bildungsgang der Ausbildung eines anerkannten Ausbildungsberufes entspricht.
Auch wenn eine Tätigkeit als Bürokaufmann/Bürokauffrau über mindestens die eineinhalbfache Zeit der vorgeschriebenen Ausbildungszeit nachgewiesen werden kann, ist die Teilnahme an der Abschlussprüfung möglich.
Ende des Ausbildungsverhältnisses
Das Ausbildungsverhältnis endet mit dem Ablauf der Ausbildungszeit oder bei vorzeitiger Prüfung mit dem Bestehen der Abschlussprüfung. Die Abschlussbezeichnung nach bestandener Prüfung ist Bürokaufmann/Bürokauffrau.
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Eine interessante Alternative zur Bürokaufmann Ausbildung bietet der Ausbildungsberuf Einzelhandelskauffrau
