Bürokaufmann / Bürokauffrau

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Ausbildung Bürokaufmann - Bürokauffrau

Seit 1991 ist die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau staatlich anerkannt und hat die Stelle der Bürogehilfin eingenommen. Die Ausbildung erfolgt an zwei Lernstätten: Im Betrieb findet die berufspraktische Ausbildung statt und in der Berufsschule die berufsbegleitende, theoretische Unterrichtung. Dieses System wird als "Duales System" der Berufsausbildung bezeichnet.

Zahlreiche Jugendliche finden die Ausbildung Bürokaufmann/Bürokauffrau sehr reizvoll. Es ist ein Vorurteil, dass sich diese Arbeit nur auf die monotone Tätigkeit hinter dem Schreibtisch beschränkt. Die Ausbildung Bürokaufmann/Bürokauffrau und das spätere Betätigungsfeld beinhalten hingegen viele abwechslungsreiche Aufgabengebiete, was den Ausbildungsberuf nach wie vor bei den Schulabgängern sehr beliebt macht.

Im Folgenden sind die wesentlichen Bestandteile aufgeführt, die innerhalb der Ausbildung Bürokaufmann/Bürokauffrau von Bedeutung sind und entweder im Ausbildungsbetrieb oder in der Berufsschule vermittelt werden.

- Die Berufsschule

- Die Ausbildung im Betrieb

- Mögliche Einsatzfelder im Betrieb

- Eckdaten

- Ausbildungsvergütung

- Tipps zur Prüfungsvorbereitung

- Die IHK Prüfung

 

Lernen in der Berufsschule

Die Berufsschule soll dafür sorgen, dass dem Auszubildenden die theoretischen Grundlagen zu seinem Beruf nähergebracht werden. Auch allgemeine Lernstoffe sollen den Schülern vermittelt werden. Zudem ist das Ziel der Berufsschule die Vorbereitung auf die IHK-Prüfungen.
Die Ausbildungsbetriebe haben die Pflicht, den Auszubildenden für die Dauer des Berufsschulbesuchs freizustellen. Diese Zeit wird als Arbeitszeit gezählt.

Der Unterricht an der Berufsschule erfolgt entweder als Block- oder als Teilzeitunterricht. Der Teilzeitunterricht findet zweimal wöchentlich statt, den Rest der Woche verbringt der Schüler im Ausbildungsbetrieb. Beim Blockunterricht hingegen besucht der Auszubildende drei Monate lang fünf Tage in der Woche die Berufsschule. In dieser Zeit hält er sich überhaupt nicht im Betrieb auf.

In der Berufsschule findet Unterricht in den Fächern Textverarbeitung, BWL, Rechnungswesen, Bürowirtschaft und Organisationslehre statt. Neben diesen Pflichtfächern werden je nach Schule weitere Fächer (wie z.B. Deutsch, Religion, Sport oder Gesellschaftskunde) erteilt.

Im Fach Textverarbeitung lernen die Schüler den Umgang mit einem gängigen Textverarbeitungsprogramm (meist Microsoft Word). Es werden hier hauptsächlich die DIN-Regeln übermittelt, die für das Abfassen von Briefen notwendig sind. Außerdem sind Schreibregeln, das Benutzen von Textbausteinen, die Erstellung von Serienbriefen und andere wichtige Textverarbeitungskenntnisse ein relevantes Thema.
Das Rechnungswesen zeigt hauptsächlich die Basis der kaufmännischen doppelten Buchführung auf und beschäftigt sich unter anderem mit der Dreisatzlehre sowie der Zins-, Kosten- und Leistungsrechnung.
Im Fach BWL bekommen die Auszubildenden die Grundlagen der Wirtschaftslehre nähergebracht. Hierbei werden die Schwerpunkte Kaufvertrag, Markt und Preis, Wirtschaftspolitik, Absatzwirtschaft und Wirtschaftsordnung thematisiert.

Die Kernthemen im Fach Bürowirtschaft beschäftigen sich mit Personalwirtschaft (Schwerpunkt Gehaltsabrechnung) und Kaufvertragsstörungen.

Die Organisationslehre vermittelt hauptsächlich die Handhabung von Microsoft Excel und grundlegende Dinge der klassischen Organisationslehre, z.B. die unterschiedlichen Leitungssysteme und Führungsarten.

 

Duales Studium

Einige Betriebe bieten in Kooperation mit Hochschulen ein so genanntes duales Studium. Dieses duale Studium verbindet die Ausbildung zum Bürokaufmann mit einem Bachelorstudium an einer Hochschule oder Fachhochschule. Im Falle des dualen Studiums absolvieren die Teilnehmer zeitgleich eine Ausbildung und ein Studium.

Anbei haben wir für Sie kurz die Vor- und Nachteile zusammengefasst:

Vorteile:

- Ausbildungsvergütung während des Studium

- Studiengebühren, sofern vorhanden, trägt der Ausbildungsbetrieb

- Doppelqualifikation nach Beendigung des dualen Studiums

- Möglichkeit das im Studium erlernte Fachwissen direkt in der Berufspraxis einzusetzen

- Nach Abschluss des Studiums haben Sie ggü. dem klassischen Vollzeitstudenten bereits Berufserfahrung gesammelt

Nachteile:

- Sehr zeit- und stressintensiv

- Hohes Leistungspensum / Doppelbelastung

- Oft vertragliche Bindung an den Ausbildungsbetrieb für die Zeit nach dem Studium (in der Regel 3-5 Jahre)

Die betriebliche Ausbildung

Es gibt derart viele unterschiedliche Branchen, in denen eine Ausbildung Bürokaufmann/Bürokauffrau angeboten wird, dass die Betätigungsfelder sehr variabel und äußerst breit gefächert erscheinen. Die betriebliche Berufsausbildung umfasst alle Tätigkeiten, die in den praktischen Bereich des Berufs fallen. Der Betrieb hat sich dabei an das Berufsbildungsgesetz und die Ausbildungsordnung zu halten. Der Ausbildungsrahmenplan muss dabei unbedingt eingehalten werden. Dieses wird von der zuständigen Kammer (Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer) kontrolliert. Bei Auszubildenden, die noch nicht volljährig sind, ist außerdem das Jugendarbeitsschutzgesetz zu beachten.

Der Ausbildungsbetrieb hat die Aufgabe, dem Auszubildenden alle praktischen Fertigkeiten und Kenntnisse, die für die Ausübung des Berufs notwendig sind, zu vermitteln. Dazu ist ein Kennenlernen der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens ein wichtiger Bestandteil. Zu den bedeutendsten Bereichen innerhalb des Betriebs gehören die Personalabteilung und das Rechnungswesen. Aber auch die von Unternehmen zu Unternehmen variierenden Abteilungen sind vom Auszubildenden zu durchlaufen.

Folgende Kenntnisse sollten dem Auszubildenden während der Ausbildung Bürokaufmann/Bürokauffrau vermittelt werden:

• die Organisation, Durchführung und Planung von Bürotätigkeiten
• Kenntnisse über die Buchführung
• die Ausführung von bürowirtschaftlichen Aufgaben
• die Lösung betrieblicher Arbeitsaufgaben mittels Bürokommunikationstechniken
• der Umgang mit betrieblichen Organisations- und Arbeitsgeräten
• die für kaufmännische Anwendungen möglichen Einsatzgebiete der Datenverarbeitung
• der Umgang mit Textverarbeitungsgeräten und Kenntnisse über das Erstellen und die Gestaltung von Texten
• die Datenbeschaffung, deren Nutzung und Darstellung für die Erstellung einer Statistik
• die Auswertung von Statistiken
• Möglichkeiten für die Personalplanung
• die Bearbeitung von Vorgängen innerhalb der Personalverwaltung
• die Darstellung der Erträge und Kosten von betrieblichen Leistungen
• die zu erfüllenden Aufgaben bei der Kostenrechnung
• die Arbeitsabläufe bei der Auftragsbearbeitung und der Rechnungsstellung
• die Erfassung und Bearbeitung der Daten für die Lohnabrechnung
• wichtige Kenntnisse zur Lagerhaltung und die Erfassung und Kontrolle von Materialbeständen

 

Beispiele für Einsatzfelder in der Ausbildung

Dem Auszubildenden sollen die oben genannten innerbetrieblichen Abläufe nähergebracht werden. Dabei kann der Auszubildende bereits zahlreiche unterschiedliche Tätigkeiten verrichten. Darunter fallen beispielsweise die Verwaltung von Karteikarten und Dateien, die Postbearbeitung oder anfallende Registraturarbeiten. Auch in der Buchführung erfolgt eine Einarbeitung in die Materie, wie z.B. durch die Erfassung von Belegen oder die Führung von Bestands-, Erfolgs- und Kontokorrentkonten. Auch der Umgang mit Bürogeräten und -maschinen sowie die Verwendung von Vordrucken wird vermittelt. In der Personalverwaltung geht es beispielweise um die Bearbeitung von Personalunterlagen oder Bewerbungsschreiben. Auch der Einblick ins Rechnungswesen ist ein wichtiger Schritt zur Einführung in das Berufsbild des Bürokaufmanns / der Bürokauffrau.
Der Auszubildende hat während seiner Berufsausbildung ein Berichtsheft zu führen, in welchem alle im Betrieb erledigten und erlernten Tätigkeiten aufgelistet werden. Der Ausbildende ist für die regelmäßige Kontrolle des Berichtshefts verantwortlich.

Wichtige Eckdaten

Die Ausbildungsdauer beträgt in der Regel 3 Jahre und endet mit der Abschlussprüfung. Die Ausbildungsvergütung bewegt sich zwischen 600 und 750 Euro, was oberhalb des durchschnittlichen Ausbildungslohns liegt. Die Mindestvergütung ist in den aktuellen Tarifverträgen festgeschrieben. Ca. 3,5 Millionen Menschen arbeiten in Deutschland in dem Beruf.

Ausbildungsvergütung

Die Ausbildungsvergütung wird nach dem Jahr der Ausbildung gestaffelt.

Nicht enthalten sind Sonderzahlungen wie etwa vermögenswirksame Leistungen, Fahrtkostenzuschuss...

Erstes Ausbildungsjahr: 414 - 705 Euro
Zweites Ausbildungsjahr: 490 - 767 Euro
Drittes Ausbildungsjahr: 597 - 845 Euro

Stand 2010 laut BA

 

Hilfreiche Tipps zur Prüfungsvorbereitung

Wer kennt dieses Gefühl nicht - der Tag der Prüfung steht bald bevor und eine beängstigende Vorahnung befällt einen. Oft hat man die Befürchtung, dass nicht genügend oder das falsche Wissen gepaukt wurde. Mit der richtigen Prüfungsvorbereitung und einer effizienten Lernmethode ist aber alles halb so schlimm.

Jeder Schüler hat seine eigene Art und Weise zu lernen, es gibt aber trotzdem allgemeingültige Tipps, die sehr hilfreich sein können. Zuerst sollte überlegt werden, welche Themengebiete zu welchem Fachgebiet prüfungsrelevant sind und somit eingehend behandelt werden sollten. Danach ist es wichtig, sich einen angemessenen Zeitplan zurechtzulegen, der verhindert, dass kurz vor der Prüfung die Zeit davonläuft. Zur Beruhigung der Nerven und um neue Kraft zu tanken, sollten unbedingt Pausen mit eingeplant werden, damit die Belastung nicht zu groß wird. Nützlich zur Prüfungsvorbereitung kann auch sein, die zusammengefassten Lernstoffe für die im Laufe der Ausbildung geschriebenen Klassenarbeiten zurate zu ziehen. Das spart mächtig Zeit und Arbeit. Auch das Lernen mittels Karteikarten (z.B. für Formeln und Fachbegriffe) ist für viele eine erfolgreiche Lernmethode.

Um sich bestmöglich für die mündliche Prüfung vorzubereiten ist es erst einmal von Bedeutung, sich nach Erhalt der schriftlichen Ergebnisse die Chance einer Verbesserung mit der dementsprechend guten mündlichen Leistung auszurechnen. Das Wälzen der Lehrbücher ist auch für diese Prüfung unumgänglich, auch wenn die Lust aufs Lernen nach der schriftlichen Prüfung rapide nachgelassen hat. Eine angemessene Kleidung und pünktliches Erscheinen ist für die Prüfung selbstverständlich ein Muss.

 

Abschlussprüfung (IHK)

Die Abschlussprüfung kann jeder ablegen, der in einem Ausbildungsverhältnis steht und die Zwischenprüfungen bestanden hat. Wer einen Nachweis für eine Berufserfahrung von vier bis 6 Jahren erbringt, wird ebenfalls zur Prüfung zugelassen. Die schriftliche Prüfung dauert höchstens vier Stunden und beinhaltet die Abfrage der Fächer Rechnungswesen, Bürowirtschaft sowie Wirtschafts- und Sozialkunde.

In der praktischen Prüfung wird das Wissen über Büroorganisation und Auftragsbearbeitung sowie über Informationsverarbeitung getestet. Ohne Vorlage eines ausgefüllten Berichtsheftes ist die Prüfungszulassung übrigens nicht möglich.

 

Weblinks:

- Azubidoo - Portal für technische Ausbildungen

- www.handelsvertreter-jobs.de

- Viele Angebote für die die Ausbildung zum Bürokaufmann/Bürokauffrau findet ihr auch bei Stuzubi.de

- Industrie- und Handelskammer

- Stellenbörse für Jobs im Büro

- AZUBIkarriere.de – das Lehrstellenportal

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